|
|
| Prowadzenie ksiąg rachunkowych w programie komputerowym |
Ustawa o rachunkowości przewiduje możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Muszą przy tym zostać spełnione wymagania i zasady dotyczące prowadzenia ksiąg określone w ustawie. Nic nie stoi na przeszkodzie aby samemu stworzyć własne zaplecze programowe i prowadzić księgi w oparciu o bazy danych i programy posiadające funkcje matematyczne. Osoby nie posiadające umiejętności programowania komputerowego powinny skorzystać z gotowych rozwiązań oferowanych przez firmy wyspecjalizowane w tworzeniu programów finansowo-księgowych (F-K).
Zaznaczyć należy, że programom komputerowym F-K nie są udzielane atesty ani certyfikaty potwierdzające ich zgodność z przepisami prawa. Inwestując w kosztowne oprogramowanie należy więc samemu ocenić czy odpowiada ono wymogom stawiany przez polskie akty prawne.
Forma zapisu
Zapisy księgowe w prowadzonych komputerowo księgach rachunkowych dokonywany muszą być w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Zapis danych powinien być dokonywany po zamknięciu okresu sprawozdawczego, gdy wprowadzono do systemu wszystkie dowody księgowe zakwalifikowane do ujęcia w tym okresie. Ewentualne błędy mogą być poprawiane wyłącznie w sposób przewidziany w ustawie, a więc poprzez:
- skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty, przy czym poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca, lub
- wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi
Treść zapisu
Program F-K musi posiadać możliwość dokonania zapisu księgowego zawierającego minimum określone w ustawie:
1. automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu;
2. datę dokonania operacji gospodarczej;
3. określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
4. zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
5. kwotę i datę zapisu;
6. oznaczenie kont, których dotyczy.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald.
Import danych
Nie wszystkie zapisy muszą być dokonywane ręcznie. Przepisy ustawy o rachunkowości dają możliwość tzw. importu i przesyłania danych pomiędzy różnymi programami. Możliwość taka może zostać wykorzystana np. w celu księgowania wynagrodzeń wprost z programu płacowego. Zapisy traktowane są na równi z dokumentami źródłowymi jeśli:
1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3. stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Ochrona danych
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera stosowane muszą być procedury i środki chroniące zapisy przed zniszczeniem, modyfikacją lub ich ukryciem. Ochrona danych powinna polegać na:
1. stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych;
2. doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej;
3. systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych;
4. zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Opis sytemu
Stosowane procedury ochrony danych, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ich ochrony, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, powinny zostać określone w dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości.
W ramach polityki rachunkowości opisany musi zostać zarówno system informatyczny wraz z określeniem wykazu programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, a także określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, jak również stosowany program F-K.
W ramach opisu programu F-K znaleźć musi się wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Zarówno opis jak i sam program dostępny musi być w języku polskim.
Wydruk ksiąg
Przepisy ustawy nie nakazują drukowania zapisów pod warunkiem posiadania przez jednostkę oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w prowadzonych komputerowo księgach rachunkowych, poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatycznych nośnik danych. Wydruki (zapisy na nośniku) komputerowe ksiąg rachunkowych powinny składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym.
Wkróce postaramy się zamieścić tutaj przegląd i testy programów F-K |
| |
